Ab sofort: Die unangemeldete Kassenprüfung (-nachschau)

Thema des Monats

 

Fragen und Antworten für den Unternehmer

Gekürzter Aufsatz von Herrn Dr. Bernhard Bellinger, Rechtsanwalt, Steuerberater, vereidigter Buchprüfer und Fachanwalt für Steuerrecht, Düsseldorf. Der Autor ist spezialisiert auf die Begleitung digitaler Betriebsprüfungen von Apotheken

Fundstelle: BKK Nr. 24 vom 15.12.2017, Seite 1168

Die Finanzverwaltung hat ab dem 01.01.2018 die Möglichkeit, Betriebe im Rahmen einer Kassen-Nachschau gem. § 146b AO außerhalb einer regulären Außenprüfung zu prüfen. Über den Gesetzestext und die Gesetzesmaterialien hinaus gibt es derzeit kaum Informationen, wie die Kassen-Nachschau konkret ab 2018 durchgeführt wird. Gleichwohl sollte der Unternehmer damit rechnen, dass die Finanzverwaltung ab sofort mit Kassen-Nachschauen beginnen wird. Spätestens bei der Kassen-Nachschau fallen insbesondere alle die Unternehmer auf, die das Kassenbuch zeitlich versetzt und damit verspätet (zu spät) schreiben (siehe Punkt 12 und 13).

Der Beitrag fasst in Form von Fragen und Antworten die wichtigsten praktischen Fragen zusammen, die sich für Steuerpflichtige bei der Kassen-Nachschau ab dem 01.01.2018 stellen werden.

Anmerkung Steuerberater Joachim Siegmund für zusätzliche Erläuterungen:

Damit verfügen Sie über ein Instrument, um dem Kassen-Nachschauer selbstbewusst gegenüber zu treten. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie täglich das Kassenbuch führen.

Stand 01.03.2018 liegt ein Entwurf eines sogenannten Anwendungserlasses für Finanzbeamte vor. Dieser geht teilweise über die gesetzlichen Rahmenbedingungen hinaus. Lassen Sie sich von einem Kassennachschauer nicht ins Bockshorn jagen.

Die eigentliche Kassenprüfung bzw. Kassenprüfung der Kassensturzfähigkeit dauert nur wenige Minuten (siehe Punkt 12 und 13).

1.    Ab wann gilt § 146b Abgabenordnung (AO) zur Kassennachschau?

Die Kassen-Nachschau ist zulässig ab dem 1.1.2018.

2.    Wer ist Ansprechpartner bei der Durchführung der Kassen-Nachschau?

Nur der Inhaber ist Ansprechpartner: Denn § 146b Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 AO sprechen vom (betroffenen) „Steuerpflichtigen", und § 146b Abs. 1 Satz 3 AO spricht zusätzlich vom „Inhaber".

3.    Was passiert, wenn der Inhaber nicht anwesend ist?

Wenn der Inhaber nicht anwesend ist, hat der die Kassen-Nachschau durchführende Amtsträger (Kassen-Nachschauer) das anwesende Personal aufzufordern, den Inhaber herbei zu bitten. Ist dem Inhaber wegen einer großen Entfernung oder wegen eines anderweitigen Termins nicht zumutbar, in den Betrieb zu kommen, ist die Kassen-Nachschau abzubrechen.

Hinweis:

Von dieser Möglichkeit sollte seitens des Unternehmers nur in Ausnahmefällen Gebrauch gemacht werden, da bei der sog. „Totalverweigerung" die Vorgabe lauten wird, direkt in die Außenprüfung zu wechseln. Das kann der Finanzbeamte nach Abs. 3 der Vorschrift direkt (schriftlich) veranlassen.

4.    Wer ist bei der Kassen-Nachschau einer Filiale zuständig?

Bei der Kassen-Nachschau einer Filiale ist nur der Inhaber zuständig, nicht der Filialleiter. Der Filialleiter ist weder betroffener Steuerpflichtiger noch Inhaber.

Beispiel:

Bei Apotheken ist der Filialleiter regelmäßig nicht einmal für die wirtschaftliche und kaufmännische Leitung der Filiale zuständig, ja nicht einmal leitender Angestellter, sondern hat nur pharmazeutisch die „persönliche Leitung" inne.

Würde man den Filialleiter bei der Kassen-Nachschau als Auskunfts- und Vorlagepflichtigen adressieren, wäre der Inhaber gezwungen, dem Filialleiter Zugang zu seinen existenziellen wirtschaftlichen Daten zu gewähren. Das dürfte nicht zumutbar sein. Das Personal sollte also den Inhaber informieren.

Kommt der Inhaber direkt zeitnah in die Filiale, wird der Prüfer auf ihn warten, andernfalls die Prüfung abbrechen müssen, sofern der Inhaber den Filialleiter nicht (am besten vorab) ausnahmsweise legitimiert, dem Kassen-Nachschauer die angeforderten Informationen zu geben.

5.    Darf man die Kassen-Nachschau verweigern?

Nein, der Steuerpflichtige hat auch keinen Anspruch auf eine Vertagung der Kassen-Nachschau, außer, der Inhaber ist nicht verfügbar (vgl. Abschnitt 4).

 

6.    Wer führt die Kassen-Nachschau durch?

Nach dem Gesetzeswortlaut führt die Kassen-Nachschau ein „Amtsträger" durch, vgl. dazu AEAO zu § 7 Nr. 3 AO. Dazu gehören insbesondere Verwaltungsangestellte im Finanzamt, nicht zwingend Beamte, auch nicht zwingend Außenprüfer. Hilfskräfte bei öffentlichen Aufgaben wie z. B. Registratur- und Schreibkräfte aber kommen danach als Kassen-Nachschauer nicht in Betracht.

7.    Muss sich der Kassen-Nachschauer sofort als solcher zu erkennen geben?

Nein, der Kassen-Nachschauer darf auch einen Testkauf machen und sich zunächst verdeckt vergewissern, ob z. B. der Inhaber im Geschäftslokal anwesend ist.

8.    Gilt für die Kassen-Nachschau die Betriebsprüfungsordnung (BpO)?

Nein, denn die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung. Gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 BpO ist die BpO damit auf Kassen-Nachschauen nicht unmittelbar anwendbar.

9.    Muss sich der Kassen-Nachschauer ausweisen?

Ja, er muss einen Dienstausweis und ein Schriftstück des Finanzamtes vorlegen, das ihn zur Kassen-Nachschau im konkreten Fall legitimiert.

Dieses zusätzliche Schriftstück wird man verlangen müssen, da die BpO für die Kassen-Nachschau nicht gilt. Ein Dienstausweis allein wird nicht reichen, solange § 1 Abs. 2 BpO nicht um die Kassen-Nachschau mit entsprechender Anwendung des § 29 BpO ergänzt wurde.

 

10.  Wann findet die Kassen-Nachschau statt?

Die Kassen-Nachschau findet „zur geschäftsüblichen Zeit" statt. In der Praxis sind dies beim Einzelhandel z. B. nur die Öffnungszeiten.

Hinweis:

Dass jemand schon oder noch in dem geschlossenen Unternehmen außerhalb der Öffnungszeiten arbeitet, ermächtigt nicht zur Kassen-Nachschau. In einer geöffneten Diskothek kann eine Kassen-Nachschau also durchaus Sonntagmorgen um drei Uhr stattfinden.

Wohnräume dürfen nicht betreten werden, sondern nur in Ausnahmefällen und nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung (z. B. Terrorismusbekämpfung).

11.  Muss der Kassen-Nachschauer auf einen Steuerberater oder Rechtsanwalt warten?

Der Inhaber darf seinen Steuerberater oder Anwalt hinzuziehen. Der Kassen-Nachschauer muss auf

12.  Was wird bei der Kassen-Nachschau geprüft?

Der Kassen-Nachschauer darf überprüfen,

  • ob das Kassenbuch korrekt geführt wird,
  • ob sämtliche Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst werden,
  • ob eine Verfahrensdokumentation des Herstellers und eine Anwenderdokumentation des Unternehmers vorliegen,
  • ob die Kasse kassensturzfähig ist.

Hinweis:

Erst ab dem Jahr 2020 darf der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems geprüft werden. Die Überprüfung der generellen Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist nur Gegenstand einer Betriebsprüfung.

13.  Wie wird die Kassensturzfähigkeit geprüft?

Der laufende Geschäftsbetrieb ist kurz zu unterbrechen, zum Bar-Bestand vom Geschäftsschluss des Vortages (Anmerkung Herr Steuerberater Siegmund zur zusätzlichen Erläuterung: Dieser Bestand wird aus dem von dem Unternehmer geführten Kassenbuch entnommen, d.h. das bis zum Vortag geführte Kassenbuch muss vorgelegt werden können) werden die Bareinnahmen und die Barausgaben des laufenden Tages hinzuaddiert oder abgezogen und mit dem Kassen-Ist-Bestand (gezählter Kassenbestand) verglichen.

 

Es darf sich bei ordnungsgemäßer Kassenführung nur eine geringe Differenz ergeben aus typischen Kassendifferenzen, die insbesondere durch Wechselgeldtransaktionen entstehen.

 

14.  Darf der Kassen-Nachschauer die Vorlage eines Zählprotokolls verlangen?

Nein, ein Zählprotokoll ist grundsätzlich nicht geschuldet.

 

15.  Wie weit zurück darf die Einsichtnahme des Kassen-Nachschauers reichen?

Das Gesetz sieht hierfür keine Beschränkung vor. Da die Kassen-Nachschau aber keine Außenprüfung ist, werden vom Tag der Kassen-Nachschau an rückwärts maximal drei bis sechs Monate als Nachschauobjekt zulässig sein.

16.  Darf der Kassen-Nachschauer Fotografien anfertigen?

Ja. Das Recht zum Fotografieren bezieht sich allerdings ausschließlich auf Geräte und Typenschilder, nicht auf Personen. Dies ergibt sich entsprechend aus der Rechtslage bei der Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG.

17.  Auf welchem Medium werden Daten zur Verfügung gestellt?

Nach der AO schuldet grundsätzlich der Unternehmer die Zurverfügungstellung der Daten auf seine Kosten. Es ist aber davon auszugehen, dass der Kassen-Nachschauer USB-Sticks mitbringen wird, um nicht in die Lage zu kommen, mangels Speichermedium Daten nicht mitnehmen zu können.

18.  Was ist eine „digitale Schnittstelle" i. S. des § 146a Abs. 1 AO ?

Die Definition der digitalen Schnittstelle befindet sich in § 4 KassenSichV vom 26.9.2017:

„Die einheitliche digitale Schnittstelle ist eine Datensatzbeschreibung für den standardisierten Datenexport aus dem Speichermedium nach § 3 Absatz 1 und dem elektronischen Aufbewahrungssystem zur Übergabe an den mit der Kassen-Nachschau oder Außenprüfung betrauten Amtsträger der Finanzbehörde. Sie stellt eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der nach § 146a Absatz 1 der Abgabenordnung aufzuzeichnenden Daten in Datenschema und Datenfelderbeschreibung für die Protokollierung nach § 2 und die Speicherung nach § 3 sicher. Dies gilt unabhängig vom Programm des Herstellers."

19.  Schuldet der Unternehmer schon am 1.1.2018 eine digitale Schnittstelle?

Nein, die digitale Schnittstelle ist erst ab dem 1.1.2020 geschuldet und Baustein der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gem. § 146a Abs. 1 AO.

20. Darf der Kassen-Nachschauer den USB-Stick selbst an den Rechner anschließen und Daten speichern?

Nein, die digitale Schnittstelle ist erst ab dem 1.1.2020 geschuldet. Bis dahin hat der Kassen-Nachschauer nur einen Anspruch darauf, dass ihm die von ihm aufgerufenen Daten und Unterlagen zur Verfügung gestellt werden.

21.  Sind die Daten, die bei der Kassen-Nachschau zu übergeben sind, identisch mit einem GDPdU-Export?

Nein, es sind nur die für eine Kassen-Nachschau relevanten Daten zu übergeben, also die Kasseneinzeldaten, Stornodateien oder Dateien über Lieferschein und Faktura, sofern sie erforderlich sind, um Kasseneinzeldaten nachvollziehen zu können.

Hinweis:

Betriebsstatistiken sind bei der Kassen-Nachschau nicht auszuhändigen.

22.  Welche Daten sollte der Unternehmer auf einem eigenen USB-Stick vorab bevorraten?

Unternehmer sollte die Verfahrensdokumentation des Herstellers, das Handbuch und seine eigenen Verfahrensdokumentationen, die die Kasse betreffen, insbesondere also die Kassenanweisung, auf einem USB-Stick zur jederzeitigen Übergabe an einen Kassen-Nachschauer bevorraten.

23.  Sperrt die Kassen-Nachschau eine Selbstanzeige?

Ja, aber nur für den Bereich, auf den sich die Kassen-Nachschau bezieht.

Hannover, im März 2018

Joachim Siegmund

Steuerberater

 

 

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